ERP实践-采购管理流程

采购请购单：

　　1)文字信息：“请购”

　　2)手工直接输入 -> 保存 -> 审核;弃审 -> 修改 -> 保存 -> 审核

　　3)并不是所有流程都必须生成请购单，看具体业务信息

　　采购订单：

　　1)文字信息：“订购”，“订货”，“生成订单”

　　2)手工直接输入 / 拷贝采购请购单(右键)-> 保存 -> 审核; (确定无下游单据，如采购到货单)弃审 -> 修改 -> 保存 -> 审核 (已生成下游单据)先删除下游单据 -> 弃审 -> 修改 -> 保存 -> 审核

　　3) “普通采购必有订单”：意为根据订单拷贝引入，而非手工输入 (设置 P. 49)

　　采购到货单：

　　1)文字信息：“已到货”

　　2)手工直接输入 / 拷贝请购单或订单生成 -> 保存 -> 退出 (确定无下游单据，如采购入库单)-> 修改 -> 保存 -> 退出 (已生成下游单据)先删除下游单据 -> 修改 -> 保存 -> 退出

　　采购入库单：

　　1)文字信息：“入库”，“已到货并入库”

　　2)库存管理 -> 采购入库单 -> 拷贝订单或到货单生成(“生单”)/ 直接录入 -> 确认生单 -> 审核

　　(生单步骤：根据订单或到货单，视具体订单信息而定 -> 过滤 -> 选择所需订 单 -> 显示表体 -> 根据所显示的具体订单信息选择所需订单的入库仓 库 -> 修改入库时间 -> 确定) (确定无下游单据，如采购发票)弃审 -> 修改 -> 保存 -> 审核 (已生成下游单据)先删除下游单据 -> 弃审 -> 修改 -> 保存 -> 审核

　　采购发票：

　　1)文字信息：“发票”，由供应商出具

　　2)性质分类：蓝字发票(正值)、红字发票(负值，如退货)

　　3)类型分类：增值税专用发票(采购专用发票)、普通发票(普通发票)、运费发票 (手工录入，不能抵扣进项税即0税率)

　　4)“增加”一张新的发票 -> 可由采购订单或采购入库单拷贝生成 -> 确定 -> 保存 采购结算：

　　1)意义：采购报账，核算采购入库成本，记载入库记录是否=采购发票 记录?

　　2)分类：自动结算和手工结算两种; 自动结算：选择相应的结算模式(入库单和发票、红蓝入库单和红蓝发票)-> 确定 手工结算：有刷入(入库票)和刷票(发票)——运费发票(分摊)

　　3)只能在“结算单列表”中查询或删除所需的结算单

　　采购成本核算：

　　1)在“存货核算”子系统内

　　2)“记账”是为了确认采购成本

　　3)“业务核算” -> “正常单据记账”-> “记账” -> 退出 -> “财务核算” ->

　　“生成凭证”(转账凭证)

　　财务部门：

　　1)结算后的发票自动传递到应付款管理系统

　　2)“应付单据审核”(如无发票问题，“重注册”刷新)-> “审核” -> “制单处 理”(发票制单、应付款制单、现结制单) -> “生成凭证”(转账凭证、付款 凭证(现结))-> “保存”(已生成)

　　特殊业务：

　　1) 暂估业务：1)意为：外购入库的货物发票未到，在无法确定实际的采购成本时，财务人员期 末暂时按估计价格入账后续按选择的暂估处理方式进行回冲或是补差处理。 2)当月“存货核算” -> “业务核算”-> 暂估入库单记账，生成凭证

　　3)下月“存货核算” -> “业务核算”--> “结算成本处理” -> “暂估”-> “红 字回冲单” (存货核算—财务核算—生成凭证，存货科目编码1243，对方科目编码212102)-> “蓝字回冲单” ->“制单处理” 2)

　　现结业务：

　　1) 文字信息：“立即支付对方货款和税款通过支票、现金、电汇”-> “现结业务” 2)现结业务：“采购入库单”-> “采购发票” -> “现付”(选择结算方式)-> “结 算”;“应付单据审核”(选择“包含已现结发票”)-> “确定” -> “审核” -> “制单处理”(现结制单) -> “生成凭证”(付款凭证) -> “保存”(已生成)

　　3) 退货业务：1)采购回来入库前发现问题，

　　要求退货：“采购订单” -> “采购到货单” -> “到货退回单”(输入并保存红字采购到货单，数量为负)-> “采购入库单”2)采购结算前退货业务：“到货退回单”(输入并保存红字采购到货单，数量为负) -> “采购入库单”(红字采购入库单)-> 生成“红字专用采购发票”-> “采购 结算”(选择入库单和发票，红蓝发票，红蓝入库单)-> “确定”

　　4) 修改发票编号：P.66

　　ERP功能需求分析

　　传统ERP系统是由MRP、闭环MRP、MRPII等企业管理理论发展而来的，主要注重了企业内部管理的改革和理论变迁，无法考虑到整个市场“价值链”给企业带来的影响和冲击，特别是Internet应用的革命性变化，为广大企业客户也为许多企业管理系统供应商带来新的挑战和机会。从IT技术的角度来讲，ERP自身的发展基本经历了三个阶段。

　　第一阶段是主机/工作站技术阶段，第二阶段是客户机/服务器技术阶段，第三阶段是互联网技术阶段。如果说从第一阶段转向第二阶段只是一个技术平台转变的话，那么第三阶段的变化就不仅限于此了，而更是一种业务平台、商业平台和经济平台的改变。互联网的广泛性、共享性和交互性改变了人们的生活，也同样改变了商业环境。企业面对庞大的外部信息和快速变化，必须从传统的注重内部资源的管理利用转向注重外部资源的管理利用，从企业内的业务集成转向企业间的业务协同。

　　电子商务模式下的ERP功能需求分析

　　1.多平台运行

　　实现真正意义上的多平台运行，即：同一套程序编码可以在多种硬件平台和操作系统上运行，以便企业可以根据业务需要和投资能力选择最佳平台，并且帮助企业顺利实现不同应用水平阶段的平滑过渡。在企业建设管理系统初期，可以选择普通的PC网络，投资相对较低，但随着应用规模的扩大，需要更大的处理能力硬件环境，例如：选择高档的AS/400服务器，但并不希望更改应用软件系统。这样一来，跨平台的软件系统显出十分优势，也能充分保护用户的投资。

　　2.与多种应用系统集成

　　不少企业已经建立了各自的应用系统。在电子商务时代，企业将会要求新系统也能与原有系统进行数据交流和集成，从而有效利用已有投资。例如，已经采用财务软件的用户，希望整个销售和生产管理系统也能与目前的财务系统数据共享。企业间(特别是企业与供应商之间、企业与客户之间)的数据交换将帮助企业有效提升整个供应链的竞争力。

　　3.数据高度集成

　　进入系统的数据要能根据事先的设定以及管理工作的内在规律和内在联系，经过转换、整合再传递到相关的功能模块中，达到数据高度共享和系统的高度集成。

　　4.高度模块化

　　新的“模块化”的概念与现行的“可选择模块的套件”是不同的。软件系统在设计和开发过程中要保证各子系统、子系统中的各项功能，甚至每一个应用程序的高度模块化。只有这样才可以实现对系统的自由剪裁和重新配置。对系统的剪裁不仅是对子系统的取舍，还包括对子系统内部各项功能的剪裁，如：对总帐系统内部的数量帐、银行帐、部门帐等功能的取舍。这样可以达到根据大、中、小型用户的不同需求配置系统的目的。

　　5.支持分布式应用

　　新一代的管理软件系统是超大规模的，它将不再是集中在同一局域网络服务器上的系统，因此支持分布式应用和分布式数据库是未来管理软件的一个特征。

　　6.真正面向电子商务应用

　　随着电子商务技术的发展，企业各种对外的业务活动也已经延伸到了Internet上。新一代的管理软件应当支持Internet上的信息获取及网上交易的实现。然而，电子商务并不简单是Web界面，其内涵比简单的Web界面要广阔许多，实际上电子商务关键在于经营。所以，新的系统要能从企业的实际出发来设计电子商务工作模式。

　　7.多语种支持及个性化用户界面

　　跨国企业的管理和企业的跨国交易必然带来对管理软件多语种支持的需求。一套应用系统应当可以按照用户的设定，在不同的用户端显示不同语种的应用界面。由此还可以引申出另一种功能，即可以由用户来自行设定应用系统输出界面上使用的术语和界面格局，形成个性化的用户界面，不同行业的用户也可以面对的专业性更强的界面。

　　8.高可靠性和安全性

　　大规模的系统、分布式应用、广泛的网络连接需要系统具有更高的可靠性和更强的安全控制。远程通信线路故障、多用户操作冲突、共享数据的大量分发与传递，需要管理系统有超强的稳定性，并能够对出现的各种意外情况做出正确处理。黑客入侵、越权操作等现象需要管理系统有健全的安全防线。对系统内部数据记录的存取及删改权限的管理，系统操作日志的建立都是必不可少的安全措施。

　　9.支持企业的工作流程定义与企业重组

　　激烈竞争的市场环境，需要企业不断地改变自己以适应外部环境的变化。企业兼并、内部重组、工作流程改变是经常发生的事情。企业间甚至可以为了一个共同的目标，临时组成跨越国家与地域限制的虚拟企业集团。新一代的管理软件应当能够支持小到某项业务流程重新定义，大到企业的合并、分离、重组以及虚拟企业的重组操作。

　　10.面向个性化的设计

　　管理软件所面对的是一个充满个性化的世界，不能要求所有企业都按同一模式运做。因此，新一代的管理软件需要有非常灵活的设计。在输出界面(包括：文字、图像、声音、图形等)、运算公式、业务逻辑(限于一些可选业务逻辑)、业务关联等诸多方面都能留给用户足够的自由空间，允许用户通过设置建立符合自己需求的应用系统。

　　11.支持智能化的信息处理和决策支持功能

　　电子商务时代所带来的巨大信息量是人力处理所不能完成的，管理系统中必须加入一定的智能化处理功能，才能协助人们有效地完成各项管理工作。

　　12.具备可扩展的业务框架

　　有标准的对外接口管理思想的发展、用户需求的变化与多样性，使得任何的应用系统都无法覆盖所有用户的所有实际需求，因此新型管理软件应当有一个易于扩展的框架结构。这种框架结构使得开发商今后对软件的维护和扩展变得更为容易，也使应用系统的客户化和二次开发变得简单。还可以为将来实现多种管理软件系统(来自于不同供应商，应用于不同行业)的彼此衔接，即所谓EAI(企业应用集成)打下基础。

　　这将改变向用户提供适于所有用户的通用产品的状况，而针对具体的用户市场对软件预先“剪裁”推出针对特殊市场的软件产品。专业化软件不需要用户进行针对性的配置就可得到可用的菜单、模块和报表等，可以更快的启用，可得到更有针对性的服务。

　　13.支持更广泛的应用终端

　　随着电子商务的广泛应用，企业对外的接口界面大大扩展。传统的系统一般只能提供电脑终端给系统使用者，而电子商务时代的终端可以是多种多样的。除了固定的或可以移动的电脑之外，还有更广泛的各类数字终端，如电话、电视、PDA、BP机等等，要求新一代系统也能很好地利用这些资源，更加方便系统用户的使用。

　　如何选择ERP

　　要搞信息化，很多企业首先会想到ERP，那么究竟应该如何选择ERP呢?

　　市面上的ERP很多，特别是选国内软件还是国外软件让很多人感到困惑，这要从中西方管理与文化发展史的层面解析。中国管理哲学适合做战略和宏观规划，西方经济学则适合执行和微观分析。ERP起源于西方，国外ERP厂家在产品技术研究和行业经验沉淀上走在前面，国内ERP厂家则在研究、跟进国外软件的基础上，根据国情加以创新。每个ERP厂家的背景和市场定位不同，都有自己擅长的行业和领域。根据市场经济发展规律，未来的ERP行业通过竞争一定会不断整合，仅存几个大的行业寡头。

　　企业的发展战略和自身的业务需求决定了选择什么样的ERP。比如，出口型企业或有意开拓国际市场的企业，可能选择国外软件更合适一些。每个ERP厂家的背景和市场定位不同，都有自己擅长的行业和领域，这些企业的行业特点及业务匹配度是圈定目标供应商首先需要考量的。

　　很多企业往往把选ERP当作采购行为，而不是把它当项目来推动。既然是项目，就要考虑范围、进度、成本三重约束，还要先做好总体规划，否则如头痛医头，今天买个裤子，明天买个上衣，结果不搭配不说，总体算下来花钱也不少。基于以上情况，企业在全盘规划信息系统时，最省力的办法是选择一家实力强、技术开放、产品线完整，能够提供一揽子方案和服务的厂商。

　　企业的发展带来需求的不断变化，供应商是否有可持续的发展能力? 未来的ERP行业通过竞争一定会不断整合，供应商被收购或兼并，以及战略转移的概率有多大?他的平台和系统如何去适应这种变化?选择ERP厂家就是选择长期的合作伙伴，这就要求企业必须关注未来的不确定性，做好风险的识别、分析和应对，降低风险发生的概率和影响。随着企业的发展，做的产品不一样，供货对象不一样，只要是同类行业，执行层面都是一样的，无外乎订单生产MTO、订单装配ATO、库存生产MTS、订单设计ETO、订单配置CTO等几种模式，系统都是支持的。企业发展到集团化后，子公司不管多远，就当作在隔壁，服务器集中管理数据。有了统一的管理平台，下面是不同产品类型的业务板块，上面架设集团财务，剩下的只是流程固化后不断优化的问题。

　　不可否认，有些供应商在对待二次开发的问题上，把客户当作白老鼠做实验。其实，只要需求提清楚了，也出得起钱，技术都不是问题，但你等得起吗?选型要比较产品，看产品功能与企业业务的匹配度怎样，但比较下来你会渐渐感悟到，软件可以比，但其实又没法比。

　　圈定目标ERP供应商后，执行过程一般都要经过需求调研、产品演示、典型客户参观、服务介绍等几个环节，层层筛选出最终供应商。在这之前，企业要将业务需求、评价标准界定清楚，并以书面形式写入范围说明书。ERP的实施主体和使用对象是业务部门，所以，选型团队要抽调各业务部门骨干，并在项目章程中得到正式授权。

　　很多企业在没有了解产品之前，不知道如何提炼需求，因为企业中既懂业务又懂ERP的人少之又少。需求可以提很多，要多少就能提多少，也可以提很少，只把企业最关注的、最重要的需求列出来。选型要认真，但不要较真。根据二八原则，只要把握核心需求即可。笔者见过有的企业吹毛求疵，纠缠于细枝末节，把简单问题复杂化，越选越复杂，最后无所适从，哪个都不满意，致使选型久拖不决，贻误了发展的大好时机。

　　另外，随着选型团队认识的逐步加深，需求范围以及评价标准难免会有一定变化。项目经理在监控项目上要明白，变更无法避免，再小的变更请求都要以书面形式提交，并且走完整的变更控制流程。

　　产品演示时，各家供应商轮番上场，企业看得眼花缭乱。笔者咨询过一家制造型企业，由于选型人员的基础不一样，关注点不同，花的功夫也可能不同，对各家系统的认识不能达成统一。该企业决策者日常事务缠身，又无暇实际参与其中，不了解实际情况，结果每次开会是七嘴八舌、议而不决，最后企业决策者决定干脆推倒重来，让各家供应商重新调研和演示，选型人员和供应商都叫苦不迭。

　　为了不做无用功，笔者建议供应商和该企业达成一致，产品演示前将主要需求框好列成表格并请企业决策者签字，只演示需求列表要求的内容，而且演示时决策者要在场，不在场宁肯不做，满足哪条需求当场就在表格相应栏后打勾，从而较好地规避了选型中的混乱和随意。

　　其实，选ERP够用就好，要用系统的观点看问题，有的产品可能单点上不是最好的，但总体上却是合适的。产品功能覆盖企业的需求面有多大，能否较好地满足核心需求，这才是选型团队在产品演示中重点关注的，而没有必要苛求面面俱到。该企业决策者质问选型人员，产品看了一遍又一遍为什么还区分不出优劣高低，为什么对系统还是一知半解?其实，ERP可以比，但又没法比。买ERP不同于买手机，手机功能都有参数，拍照像素是多少，铃声大小是多少，比较起来一清二楚。ERP是软件，体现的是管理思想，没有统一标准，只有表现不同，关键看企业关注什么。怎样才算对ERP系统真正了解，相信即使是专业人士也不好回答，否则一个顾问什么都懂，就没必要分生产顾问和财务顾问。